lingkarberita.com – Hai, teman-teman yang keren! Sudah pernah nih kamu mikirin seberapa pentingnya telepon kantor dalam kehidupan sehari-hari kita di dunia kerja? Jadi, telepon kantor itu enggak cuma alat komunikasi biasa, tapi juga sahabat setia yang bantu kita tetap terhubung sama rekan kerja dan lancarin tugas-tugas kita.
Pasti penasaran dong, apa sih rahasianya telepon kantor ini? Nah, di artikel ini, kita bakal bahas detail semua hal tentang telepon kantor, mulai dari cara make telepon buat nelpon keluar, fitur-fitur seru yang ada, sampe tips-tips efektif buat manfaatinnya.
Yuk Simak!
Mengenal Telepon Kantor
Nah, kali ini kita akan bahas sesuatu yang pastinya udah enggak asing lagi, yaitu telepon kantor. “Eh, beneran mau bahas telepon kantor? Enggak ketinggalan zaman tuh?” Nah, tunggu dulu! Meskipun zaman digital makin canggih, ternyata telepon kantor masih tetap eksis dan jadi bagian penting dalam dunia kerja, loh. Ayo, kita kenalan lebih dekat sama telepon kantor ini!
Jenis-Jenis Telepon Kantor
Pertama-tama, kita mulai dari jenis-jenis telepon kantor. Mungkin kamu pikir telepon kantor itu cuma satu jenis aja, ya? Eits, ternyata nggak!
- Telepon Analog: Nah, ini nih yang paling sering kita lihat, jenis telepon kantor klasik. Caranya simpel, suara kita diubah jadi sinyal listrik, terus dikirim lewat jaringan telepon umum.
- Telepon IP (Internet Protocol): Kalau yang ini versi modern dari telepon kantor. Bedanya, telepon IP pakai internet buat manggil-manggil. Suara kita diubah jadi data digital, lalu dikirim lewat jaringan internet.
Cara Kerja Telepon Kantor
Pada dasarnya, baik telepon analog maupun IP bekerja dengan cara yang sama, yaitu mengubah suara jadi sinyal yang bisa dikirim lewat jaringan.
Beda nya, telepon analog mengubah suara jadi sinyal listrik, sementara telepon IP jadi data digital.
Waktu kita ngobrol lewat telepon, suara kita ditangkap mikrofon di telepon, lalu diubah jadi sinyal. Sinyal ini dikirim lewat jaringan (telepon umum buat telepon analog, dan internet buat telepon IP) ke stasiun sentral. Di situ, sinyalnya dikirim ke nomor yang kita tuju.
Di ujung sana, telepon penerima nerima sinyal itu, lalu diubah lagi jadi suara. Voila! Gitu deh cara suara kita bisa kedengeran sama orang di ujung sana.
Cara Menggunakan Telepon Kantor Untuk Menelpon Keluar
Udah tahu belum cara pakai telepon kantor buat nelpon keluar dengan bener? Kalau belum, yuk simak penjelasannya!
-
Menyiapkan Telepon
Pertama, pastiin teleponnya siap dipakai. Caranya gampang loh!
- Pastiin kabel telepon terhubung ke sumber listrik dan jaringan telepon.
- Angkat gagang telepon atau tekan tombol ‘call’ (kalau pakai telepon IP).
- Dengar ada nada dial atau enggak. Kalau ada, berarti siap dipakai. Kalau enggak, mungkin ada masalah di jaringan atau teleponnya.
-
Melakukan Panggilan
Setelah telepon siap, sekarang waktunya nelpon. Nah, ikuti langkah-langkahnya ya!
- Dengar nada dial dari telepon, biasanya kayak ‘tuuut… tuuut…’.
- Setelah denger nada dial, masukkan nomor telepon yang mau kamu hubungi. Ingat, buat panggilan keluar kantor, mungkin perlu kode akses dulu, misalnya ‘9’.
- Setelah masukkan kode akses, lanjut dengan nomor telepon yang mau dihubungi.
- Tunggu sampai panggilan terhubung. Kalau udah nyambung, langsung bisa ngobrol lewat telepon.
-
Menutup Panggilan
Setelah selesai ngobrol, jangan lupa tutup panggilan dengan benar. Caranya?
- Selesaikan pembicaraan kamu dengan sopan, misalnya ucapin ‘Terima kasih’ atau ‘Sampai jumpa’.
- Letakkan lagi gagang telepon ke tempat semula atau tekan tombol ‘end call’ (kalau pakai telepon IP).
- Pastiin nada dial nggak kedengeran lagi. Kalau masih kedengeran, mungkin panggilannya belum benar-benar ditutup.
Nah, gitu deh langkah-langkah pakai telepon kantor buat nelpon keluar.
Fitur Tambahan Telepon Kantor
Udah banyak yang kita pelajari tentang telepon kantor, dari jenis-jenisnya, cara kerja, sampe cara gunainnya. Sekarang, kita bakal bahas fitur tambahan yang biasanya ada di telepon kantor.
Jadi, telepon kantor ini nggak cuma buat nelpon biasa aja, tapi juga punya fitur-fitur keren lainnya. Penasaran? Yuk, kita bahas satu per satu!
-
Panggilan Kelompok
Pernah denger istilah conference call atau panggilan kelompok? Nah, ini fitur yang bisa bikin kita nelpon bareng lebih dari satu orang sekaligus.
- Hubungi nomor pertama yang mau diajak bicara.
- Setelah terhubung, tekan tombol ‘conference’ atau ‘add call’ (setiap telepon bisa beda ya!).
- Masukin nomor telepon orang berikutnya yang mau diajak bicara.
- Ulangi langkah 2 dan 3 sampai semua orang yang mau diajak bicara sudah terhubung.
- Sekarang kamu bisa ngobrol bareng-bareng lewat telepon!
-
Panggilan Transfer
Fitur berikutnya adalah panggilan transfer. Ini fitur yang bisa bikin kita ‘ngelempar’ panggilan ke orang lain. Misalnya, ada pelanggan yang nelpon pengen ngomong sama bagian pemasaran.
Kalau teleponnya kehubung ke kamu yang di bagian produksi, kamu bisa ‘transfer’ panggilan itu ke bagian pemasaran.
-
Voicemail
Fitur terakhir yang bakal kita bahas adalah voicemail. Ini fitur yang bisa buat orang lain tinggalin pesan suara kalo kita lagi enggak bisa angkat telepon.
Jadi, nggak usah khawatir kehilangan info penting gara-gara enggak sempet angkat telepon kan?
Nah, itu tadi beberapa fitur tambahan yang biasanya ada di telepon kantor. Jadi, selain buat komunikasi, telepon kantor juga bisa bantu kita buat berbagai hal, mulai dari ngobrol rame-rame, transfer panggilan, sampe terima pesan suara.
Tips Menggunakan Telepon Kantor Efektif
Kali ini, kita nggak hanya akan bahas cara menggunakan telepon kantor, tapi juga berbagi tips untuk menggunakan telepon kantor dengan lebih efektif.
-
Jaga Privasi dan Kerahasiaan
Yang pertama perlu kamu ingat saat menggunakan telepon kantor adalah menjaga privasi dan kerahasiaan. Kadang-kadang, kita perlu bicara tentang hal-hal pribadi atau rahasia di telepon kan?
Nah, berikut beberapa tips untuk menjaga privasi dan kerahasiaan saat menggunakan telepon kantor:
- Pastikan bicara di tempat yang cukup privat. Jadi, usahakan nggak bicara tentang hal-hal rahasia di tempat yang ramai, ya!
- Gunakan nada suara yang pas. Jangan terlalu keras sampai orang lain bisa denger, tapi juga jangan terlalu pelan sampai orang di ujung sana nggak bisa dengar.
- Kalau perlu, gunakan fitur ‘mute’ saat nggak bicara. Biar suara di sekitar kita nggak terdengar oleh orang di ujung sana.
-
Manfaatkan Fitur-fitur Lengkap
Nah, ini dia beberapa fitur yang perlu kamu manfaatkan!
- Manfaatkan Panggilan Kelompok dan Transfer. Panggilan kelompok atau conference call bisa bantu saat kita perlu diskusi sama banyak orang. Sedangkan panggilan transfer bisa bantu saat kita perlu ‘ngelempar’ panggilan ke orang lain.
- Maksimalkan Penggunaan Voicemail. Fitur voicemail bisa jadi penolong saat kita enggak bisa angkat telepon. Jadi, kalau ada panggilan saat kita lagi rapat atau istirahat, nggak perlu khawatir kehilangan informasi penting.
Selamat mencoba!
